בנכסים רבים בישראל הזכויות טרם נרשמו בלשכת רישום המקרקעין (הטאבו) — בהיעדר פרצלציה, רישום בית משותף שטרם הושלם, ועוד. בנכסים אלה מנהל את מרשם הזכויות גוף פרטי — החברה המשכנת (בדרך כלל החברה היזמית או באי-כוחה) — והרישום בספריה בא, בשלב זה, במקום הרישום בטאבו. טאבו פרטי היא מערכת המנהלת מרשם זה באופן מסודר, מתועד ומאובטח: פנקס זכויות לכל נכס, יומן פעולות, אישורים חתומים דיגיטלית, ושירות עצמי לרוכשים ולמגישי בקשות לביצוע פעולות בפנקס.

לא. הרישום במערכת הוא רישום בספרי החברה המשכנת בלבד, ואין בו משום רישום בלשכת רישום המקרקעין. רישום בטאבו ייעשה בהליך הקבוע בדין, בבוא העת, ועל אחריות הצדדים.

כל מסמך שהמערכת מפיקה — אישור זכויות, תדפיס בניין, אישור ביצוע פעולה — נחתם בחתימה דיגיטלית וננעל מפני עריכה: כל שינוי בקובץ לאחר הפקתו יגרום לכך שהחתימה תיבדק כפגומה בכל תוכנת PDF תקנית. בתחתית כל מסמך מוטבעת חותמת "נחתם דיגיטלית — טאבו פרטי" עם תאריך ההפקה.

נכנסים לאזור הלקוחות, מאתרים את הפרויקט (לפי גוש וחלקה, או לפי שם החברה או הפרויקט), מאתרים את הדירה לפי מספרה — ומפיקים את האישור מיד, בכל שעה, ללא תשלום וללא פנייה לחברה.

מספר הדירה. בפרויקט שיש בו כמה מבנים אפשר לבחור גם את המבנה, כדי לצמצם את התוצאות. איתור לפי שם בעל הזכויות או לפי מספר תעודת זהות אינו אפשרי, כדי למנוע חשיפת מידע אישי למי שאינו בעל הזכות.

פנו לחברה המשכנת דרך טופס צור קשר, בציון שם הפרויקט, הדירה ומהות התיקון המבוקש. מנהל המרשם יבדוק ויתקן במידת הצורך — וכל תיקון מתועד ביומן הפעולות.

רישום הערה בספרי החברה המשכנת, בקשה לרישום משכנתא, רישום עיקול, רישום ירושה, העברת זכויות, בקשה למינוי אפוטרופוס או כונס נכסים, בקשה לביטול הערה (לרבות הערת עיקול) ובקשה לביטול התחייבות לרישום משכנתא. בכל פעולה מוצגת רשימת המסמכים הנדרשים, ומסמכי החובה מסומנים.

ההפקה נעשית על ידי עורך דין באזור ביצוע הפעולות (כניסה בכרטיס חכם), בקובייה "הפקת נוהל העברת זכויות": מאתרים את הדירה — לפי גוש וחלקה או בבחירת הפרויקט — ממלאים את פרטי הרוכש או הרוכשים, ולפני ההפקה מצהירים על החזקת ייפוי כוח מאת המוכר המסמיך את עורך הדין להפיק את הנוהל, וחותמים על ההצהרה בחלונית החתימה. ההצהרה החתומה מתועדת ביומן הפעולות של הפרויקט. המערכת מפיקה קובץ PDF אחד ובו הערכה המלאה — מכתב הנוהל, טופס הבקשה, ייפוי הכוח והתצהיר — ממולאים מראש בפרטי הדירה, בבעלי הזכויות הרשומים ובפרטי הרוכשים. גם משתמשי הפרויקט באזור הניהול יכולים להפיק את הערכה, מעמוד הנכס.

מכתב הנוהל — רשימת המסמכים שיש להמציא ודמי הטיפול (לפי צו הפיקוח; כל שירות נוסף — לפי התעריף שבצו); נספח א' — בקשה להעברת זכויות לחתימת המעבירים ומקבלי ההעברה, עם אישורי עורך דין; נספח ב' — ייפוי כוח, נוטריוני בלתי חוזר או לפי סעיף 91 לחוק לשכת עורכי הדין, לפי מה שקבעה החברה לפרויקט; נספח ג' — תצהיר המעבירים. הנוהל מתייחס גם לדירות "מחיר למשתכן" (תקופת ההגבלה ואישור משרד הבינוי והשיכון), להערות חריגות בניה לפי תקנה 29, ולפי הגדרות הפרויקט — למקרקעין בניהול רמ"י ולנכסים באזור יהודה ושומרון (רישום אצל הממונה על הרכוש הממשלתי והנטוש). הקובץ חתום דיגיטלית ונעול מפני שינויים.

פעולות בפנקס משנות זכויות בנכסים, ולכן ההזדהות היא ברמה הגבוהה הנהוגה בישראל: תעודה אלקטרונית מאושרת בכרטיס חכם (Token) שהונפקה בידי גורם מאשר מוסמך. זהות המגיש, מספר תעודתו ומספר רישיונו נקראים מן התעודה עצמה ומתועדים בכל בקשה.

ודאו שקורא הכרטיסים מחובר, שהכרטיס מוכנס במלואו, ושתוכנת הגורם המאשר מותקנת. סגרו את כל חלונות הדפדפן ופתחו מחדש — הדפדפן טוען את הכרטיס בעת הפתיחה. אם הבעיה נמשכת, בדקו בתוכנת הגורם המאשר שהתעודה בתוקף.

מיד עם ההגשה מופק אישור הגשה (PDF) והוא נשלח גם לדוא"ל שציינתם. הבקשה מועברת לאישור משתמש החברה המשכנת. עם ההחלטה נשלחת אליכם הודעה: אם אושרה — בצירוף אישור ביצוע פעולה חתום; אם נדחתה — בציון הנימוקים.

השתמשו ב"איתור ומילוי אוטומטי" שבראש עמוד הפעולה — לפי גוש וחלקה או לפי שם הפרויקט והבניין. האיתור מעגן את הבקשה לדירה מסוימת בבניין מסוים, והמערכת אף תחסום הגשה דו-משמעית ותנחה לאתר את הדירה המדויקת.

בעמוד "פרויקט חדש" אפשר להתחיל מקובץ אקסל: מורידים את התבנית, ממלאים — והמערכת קולטת את הכול בבת אחת: פרטי הפרויקט, הדירות, בעלי הזכויות, ההתחייבויות לרישום משכנתא, ההערות וההצמדות. אפשר כמובן גם למלא ידנית.

כל פעולה במערכת מתועדת ביומן נפרד לכל פרויקט, הנגיש למשתמשי אותו פרויקט בלבד. כל פעולה מקבלת מספר דו-חלקי — מספר ראשי לפי סוג הפעולה ומספר רץ — וניתן להפיק לוג פעילות (PDF) לפרויקט כולו או לכל בניין בנפרד. רישומים אינם נמחקים: ביטול מסמן את הרישום ושומר אותו בהיסטוריה.

כמעט כל פעולה ניתנת לביטול (Undo) מיומן הפעולות — כולל ייבוא שלם מאקסל. הביטול מחזיר את הנתונים לקדמותם ומתועד אף הוא. בנוסף, המערכת מגבה את המסד אוטומטית בכל הפעלה, אחת ליום ולפני כל מחיקה, ואפשר לשחזר פרויקט בודד מגיבוי.

בעמוד הפרויקט (או החברה) — "הוספת משתמש": מזינים את שם המשתמש והדוא"ל שלו, והוא מקבל קישור הצטרפות בדוא"ל. אפשר להגביל משתמש לפרויקטים מסוימים בלבד.

בעמוד הפרויקט, בכרטיס "נוהל העברת זכויות" (יש אליו גם כפתור בסרגל העליון), בוחרים את מקור הנוסח: הנוסח המוצע על ידי המערכת — המחייב אישור חד-פעמי של פסקת הסתייגות ופטור מאחריות — או נוהל עצמאי שמזינים בטופס מובנה; אפשר גם לטעון את הנוסח המוצע אל הטופס ולערוך אותו באופן חופשי. בנוסף קובעים את סוג ייפוי הכוח שיצורף (נוטריוני בלתי חוזר לטובת החברה — עם או בלי עורכי הדין וגורמים נוספים — או ייפוי כוח לפי סעיף 91 לעורכי הדין של הפרויקט), את דמי הטיפול ואופן התשלום, ומסמנים אם הפרויקט על מקרקעי רמ"י ואם הנכס באזור יהודה ושומרון. לאחר השמירה אפשר להפיק תצוגה מקדימה (PDF), ולקוחות יוכלו להפיק את הערכה הממולאת מאזור הלקוחות.

האתר מוצפן (HTTPS), הכניסה לאזור הניהול מוגנת בסיסמה ומתנתקת אוטומטית לאחר חוסר פעילות, הכניסה לאזור ביצוע הפעולות מחייבת כרטיס חכם, וכל פעולה נרשמת ביומן עם זהות המבצע וכתובת ה-IP. המסד מגובה אוטומטית. פירוט מלא — במדיניות הפרטיות.

פתחו את הקובץ ב-Adobe Acrobat ובדקו את חלונית החתימות: מסמך תקין יציג חתימה שלמה ("לא שונה מאז נחתם"). מסמך ששונה — החתימה תוצג בו כפגומה. שימו לב שהאישור נכון למועד הפקתו בלבד — במקרה של ספק, הפיקו אישור עדכני באזור הלקוחות.

דרך טופס צור קשר (נושא: "פרטיות ומחיקת מידע" או "נגישות"), או בערוצים המפורטים במדיניות הפרטיות ובהצהרת הנגישות.